Какую кассу выбрать для интернет-магазина

Онлайн-касса нужна большинству интернет-магазинов — это требование закона. Выбрать и подключить ее совсем не сложно. Нужно только разобраться с видами устройств и особенностями регистрации.

Подробно разбираем различия онлайн-касс и их соответствие бизнесу. Рассказываем, как выбрать кассовый аппарат и наладить работу.

◾ Онлайн-касса: что это такое

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который автоматически передает в налоговую службу сведения обо всех операциях. По сути, это улучшенная версия всем известной контрольно-кассовой техники или ККТ. Но ККТ записывала проведенные операции на кассовую ленту, а онлайн-касса пишет на чип — его еще называют фискальным накопителем или ФН.

Правила использования онлайн-касс утверждены законом «О применении контрольно-кассовой техники…» (ФЗ от 22.05.2003 №54).

◾ Обязательно ли нужна касса для интернет-магазина

От подключения онлайн-кассы освобождены самозанятые — они формируют чеки в приложении «Мой налог». Напомним, что в таком статусе могут находиться только те, чей доход не превышает 2,4 млн руб. в год и кто продает товары своего производства. Купить и перепродать чужую продукцию, будучи самозанятым, нельзя.

Другие освобожденные:

● Компании, привлекающие к доставке своих товаров сторонние курьерские службы и делегирующие им получение оплаты. В этом случае чеки формируются от имени службы, так как она выступает платежным агентом.

● Интернет-магазины, вышедшие на маркетплейсы. Здесь тоже в дело вступает сторонний платежный агент, так как деньги бизнес получает не от покупателей, а от самой площадки.

● Организации, отправляющие продукцию наложенным платежом, когда покупатель получает чек в пункте логистической компании и от ее имени.

● Ведущие торговлю по безналичному расчету только с ИП и компаниями, а не с физическими лицами.

Если интернет-магазин продает товары через свой сайт и там же принимает оплату, онлайн-касса ему обязательно нужна.

◾ Виды онлайн-касс

Онлайн-кассы бывают облачными и физическими, стационарными и мобильными. При этом внутри одной категории могут различаться функционалом и комплектацией. Чтобы разобраться было легче, расскажем о пяти основных видах.

● Облачная онлайн-касса

Подходит для торговли только через интернет. Она подключается к сайту, и как только клиент оплачивает товар, сама формирует электронный чек. Облачные кассы не покупают. Их берут в аренду у разработчиков облачного сервиса и банков.

● Ньюджер

Компактное кнопочное устройство с маленьким информационным дисплеем. Печатает бумажные чеки, подключается к интернету и передает данные в ФНС. Годится только для микробизнеса, так как не позволяет автоматизировать процессы.

● Фискальный регистратор

Практичное решение, если в магазине уже есть ноутбук или компьютер и дело только за устройством, способным направлять сведения в налоговую. Представляет собой коробку без экрана и клавиатуры, стоит недорого и выпускается в самых разных версиях — от моделей для небольших магазинов до устройств для крупного бизнеса.

● Мобильный смарт-терминал

ККТ с сенсорным экраном и печатным устройством. Позволяет настроить учетную систему, автоматизировать бизнес, выполняет все функции онлайн-кассы.

● Стационарная касса

Монолитная контрольно-кассовая машина с выходом в интернет. Удобна для работы с большим покупательским потоком. Быстро обрабатывает чеки, сформированные курьерами удаленно через смартфоны.

Важно отличать онлайн-кассу любого вида от эквайринга. POS-терминалы, разработанные для этого сервиса, тоже выдают чеки, но не направляют сведения в налоговую. И потому не могут считаться равнозначной заменой.

◾ Советы по выбору кассы для интернет-магазина

При торговле в офлайн-режиме удобно работать на стационарной кассе. А для продаж через интернет нужны другие решения.

Выбор по способу оплаты

Если покупатели выбирают товары на сайте магазина и там же их оплачивают, лучшим станет облачное решение. Оно работает 24/7 без перерывов на праздники и выходные, позволяет подключаться через приложения на смартфонах для приема оплаты курьерами. А еще для него не нужен кассир.

Если у вас есть и сайт, и офлайн-точка, лучше использовать два вида: облачную онлайн-кассу для интернет-платежей и стационарную для физического магазина.

Выбор по масштабу бизнеса

Располагая ассортиментом из двух-трех позиций, практичнее купить ньюджер. Его функционала достаточно для любого микробизнеса. Например, для торговли на рынке.

Малому и среднему бизнесу с номенклатурой из 10 и более позиций больше подойдет смарт-терминал или фискальный регистратор в сочетании с компьютерной программой. В зависимости от специфики направления программу можно расширить поддержкой маркировки, интеграцией с ЕГАИС и автоматизированным учетом.

◾ Особенности регистрации онлайн-кассы

Пройти регистрацию можно в местном отделении налоговой, придя лично и заполнив заявление по форме из приложения к приказу ФНС РФ от 08.09.2021 №ЕД-7-20/799@. Бронировать время посещения удобно через сервис «Онлайн-запись на прием в инспекцию».

Но так как на это нужно много времени, многие предпочитают регистрировать ККТ онлайн: через личный кабинет налогоплательщика, сайт оператора фискальных данных или портал «Госуслуги».

Через личный кабинет налогоплательщика

Речь о личном кабинете ИП или юрлица на сайте nalog.gov.ru. Для прохождения регистрации, помимо ККТ с фискальным накопителем, нужны квалифицированная электронная подпись и договор на обслуживание оператором фискальных данных (ОФД) — выбрать его можно из сформированного налоговой реестра.

1. Авторизуйтесь в личном кабинете, зайдите в раздел «Учет ККТ», нажмите «Зарегистрировать ККТ» и «Заполнить заявление вручную».

2. Укажите название и адрес места установки: выберите его из справочника ФИАС — Федеральной информационной адресной системы. Если вашего адреса там нет, придется подавать заявление о добавлении через районную администрацию.

3. Далее система запросит модель ФН и заводской номер ККТ — возьмите эти данные из паспорта устройства.

4. Отметьте способы использования, которые вам подходят, нажмите «Подписать и отправить».

5. На экране появится окошко с регистрационным номером — введите его вместе с ИНН в саму ККТ в сервисном режиме или режиме администрирования.

6. Когда вы введете в кассе регистрационный номер, аппарат сформирует чек с названием «Отчет о регистрации». Из него вам нужна цифровая последовательность, расположенная напротив аббревиатуры ФПД или ФП (фискальный признак документа). А также номер и дата.

7. На сайте нажмите «Завершить регистрацию» и заполните предложенную форму данными из чека. Затем кликните на «Подписать и отправить». Если все сделано правильно, появится надпись «Касса зарегистрирована».

8. И вот тут наступает время проверки. Найдите вкладку «Документы, отправленные в налоговую» и скачайте карточку регистрации — на ней должна стоять усиленная квалифицированная подпись ФНС. Без подписи онлайн-касса не считается зарегистрированной.

Самое главное в этой процедуре — правильно ввести регистрационный номер и данные из отчета о регистрации (с чека). Допустив ошибки и опечатки, придется менять фискальный накопитель.

Через оператора фискальных данных

Набор условий и порядок прохождения регистрации через ОФД тот же. Особенности связаны с необходимостью направлять сведения о завершении некоторых этапов в ФНС и ждать ответа. Выбор ОФД на процедуру не влияет — для всех операторов разработан единый алгоритм:

1. Войдите в личный кабинет на сайте своего оператора и найдите раздел «Регистрация ККТ».

2. Заполните предложенное заявление и следуйте инструкциям в появляющихся окнах.

3. Подпишите заявление усиленной квалифицированной электронной подписью и нажмите кнопку «Направить в ФНС».

4. Ждите уведомления из налоговой о назначении регистрационного номера — статус отслеживайте в личном кабинете на сайте ОФД.

5. Когда номер придет, введите его на кассе, сформируйте чек с отчетом о регистрации и опять направьте данные в ФНС.

Как только получите ответ, можете пользоваться онлайн-кассой.

Через «Госуслуги»

На «Госуслугах» операция по регистрации кажется проще и быстрее. Но для нее тоже нужна усиленная подпись.

1. Авторизуйтесь на портале и в строке поиска введите фразу «Зарегистрировать кассу».

2. Поочередно заполните все предложенные поля. Для удобства приготовьте паспорт ККТ.

3. Подпишите получившееся заявление усиленной подписью.

4. Ждите 1 день — за это время в личном кабинете появится регистрационный номер для вашей онлайн-кассы.

5. Введите полученный номер в интерфейсе ККТ в сервисном режиме и сформируйте чек с отчетом.

6. Данные из чека перенесите в форму из личного кабинета Госуслуг и нажмите «Направить в ФНС». Если все сделано правильно, ответом станет карточка регистрации.

На заметку. Пользователь ограничен 20 попытками введения данных с чека с отчетом.

◾ Частые ошибки пользователей при регистрации онлайн-кассы

Чаще всего пользователи ошибаются при вводе регистрационного номера в интерфейс кассы и неправильно указывают оператора фискальных данных. Как правило, такое происходит при смене ОФД, когда на сайте налоговой изменения уже отражены, а в самой кассе — нет.

Очень популярны ошибки с адресом места установки. Например, когда обнаруживаются расхождения между тем, что пользователь указал на сайте ФНС и ввел в кассе.

Многие забывают о том, что смена фискального накопителя возможна только 12 раз. После перерегистрация невозможна.

◾ Пример — как должен выглядеть чек от интернет-магазина

Кассовый чек — это документ, подтверждающий передачу денег за услугу или товар. Покупателю он нужен, чтобы сделать возврат, получить налоговый вычет или сдать продукцию в гарантийный ремонт. Продавец с его помощью отчитывается перед налоговой и ведет товарный учет. А еще кассовые чеки используют для судебных разбирательств, поэтому заполнение должно быть безукоризненным.

Обязательные реквизиты:

● ФИО, если владелец бизнеса ИП, или наименование, адрес и сайт, если продает компания.

● Название документа (кассовый чек) и его порядковый номер за текущую смену.

● Место, дата и время передачи денег.

● Указание налогового режима, который использует организация.

● Признак расчета. Например, если деньги получены от клиента, то признак — приход, возвращены — возврат прихода.

● Наименования реализованной продукции, количество, цена за товарную единицу.

● Сумма с уточнением НДС.

● Форма расчета. В случае с интернет-магазином чаще безнал.

● Если задействован кассир, то его фамилия.

● Регистрационный номер онлайн-кассы и заводской номер фискального накопителя.

● ФП или ФПД.

● ФД — порядковый номер документа с начала работы фискального накопителя.

● Сайт, на котором можно проверить чек (чаще всего это сервис ОФД, с которым заключен договор).

● QR-код.

● Фискальный признак сообщения, сформированный кассой для хранения в ФН.

Если продукцию необходимо маркировать, то в электронном чеке должен быть указан буквенно-цифровой код товара. На бумажном носителе такого кода обычно нет, но есть пометка в виде буквы «М» в строке с соответствующим товаром.

◾ Нюансы формирования чеков в интернет-магазинах

Интернет-магазин вправе принимать оплату двумя способами: до и во время передачи товара покупателю. Например, на сайте или при встрече с курьером. С этим связаны особые нюансы формирования чеков:

● Полная оплата до передачи продукции

В этом случае продавец действует так: находит реквизит «Признак способа расчета» и выбирает для него значение 1.

● Оплата в момент передачи продукции

Здесь возможны два варианты: проигнорировать реквизит или выбрать для него значение 4.

Реквизит «Признак способа расчета» отмечается тегом 1214. Посмотреть все возможные значения можно в таблице 100 из ​​приказа ФНС РФ от 14.09.2020 №ЕД-7-20/662@.

Если продавец реализует продукцию с обязательной маркировкой, то в чеке должен присутствовать тег 1163 для версии ФФД 1.2 или 1162 для остальных версий. Возможные значения — в таблице 26.

На заметку. Под аббревиатурой ФФД понимают формат фискальных данных, в котором формируют и корректируют чеки.

Выдать покупателю чек можно двумя способами:

● на привычном бумажном носителе сразу после получения оплаты;

● отправить его на электронную почту или в смс по номеру телефона.

Во втором случае получить контактные данные покупателя нужно до того, как пробьется чек.

◾ Возможные штрафы для тех, кто работает без кассы

С 2022 г. действовал запрет на проведение внеплановых проверок бизнеса — его ввели ​​постановлением правительства РФ от 10.03.2022 №336. В это время налоговая осуществляла контроль, ориентируясь на жалобы покупателей. В 2025 г. запрет отменили. Теперь к возможным причинам проверки добавилась инициатива надзорного органа.

Размеры штрафов, связанных с работой ККТ, содержатся в статье 14.5 КоАП РФ и зависят от статуса продавца — рассмотрим каждую подробнее.

Индивидуальные предприниматели и должностные лица. Если продавец в таком статусе оформит, но не выдаст покупателю чек, с него взыщут 2000 руб. А если не сможет предоставить его проверяющему, сделает в чеке ошибку или станет использовать незарегистрированную кассу — 1500—3000 руб.

Еще строже карается работа без кассы. Минимальный штраф в этом случае составит 10 000 руб., максимальный — 50% от общей суммы продажи. Если нарушение выявлено повторно или сумма продажи превысила 1 млн руб., индивидуальному предпринимателю запретят осуществлять свою деятельность в течение 90 дней с момента вынесения постановления, а должностное лицо дисквалифицируют сроком на 1—2 года.

Юридические лица. Невыдача чека клиенту — 10 000 руб. Непредоставление инспектору — 5000—10 000 руб.

Работа без кассы — 75—100% от общей суммы продажи, но не менее 30 000 руб. При повторном совершении проступка — приостановление работы юрлица на 90 дней.

Работа с незарегистрированным ККТ и пробивание чеков с ошибками — 5000—10 000 руб.

На заметку. Срок давности по всем перечисленным нарушениям составляет 1 год. Но налоговая вправе продлить его, если установит, что продавец совершал проступки регулярно. В этой ситуации год будет отсчитываться не с первого нарушения, а с момента завершения проверки.

◾ Как избежать штрафных санкций

Бывает, что предприниматель заметил нарушение до того, как нагрянула проверка. Например, понял, что кассир какое-то время торговал без ККТ. В этом случае можно избежать штрафа, если сформировать чек прихода на ту сумму, которая прошла мимо кассы, а потом направить в налоговую объяснительную записку. Если же работа без ККТ будет зафиксирована инспектором, штрафа не избежать.

Отделаться предупреждением можно, если заметят впервые допущенную опечатку в чеке. За повторные обычно тоже наказывают.

◾ Заключение

Онлайн-касса нужна интернет-магазинам, которые самостоятельно принимают деньги от покупателей — через свой сайт или с помощью курьера. Если к работе привлечен платежный агент — служба доставки или маркетплейс, — разрешено функционировать без онлайн-кассы.

Оборудование бывает физическим и облачным. Физическое обычно покупают, облачное — арендуют.

ККТ мало купить или арендовать. Ее надо зарегистрировать в налоговой любым из четырех способов: обратившись в отделение ФНС, через личный кабинет налогоплательщика, сайт ОФД или портал «Госуслуги».

С 2025 г. мораторий на внеплановые проверки бизнеса снят. Кроме того, налоговая оперативно реагирует на жалобы покупателей.

Если не выполнять требования закона, возможны штрафы и наказания в виде приостановки деятельности. Некоторых можно избежать, если оперативно исправить ошибку и направить объяснительную в ФНС.