Управление товарными запасами — что это и как рассчитать

Кажется, что управлять запасами просто: закупай, храни и продавай. Но именно здесь бизнес часто теряет прибыль, время и репутацию. Например, когда склад заполнен, а продажи встали. Или наоборот — спрос неожиданно вырос, а товаров нет, поставщики задерживаются, клиенты уходят к конкурентам.

Разбираемся, почему так происходит, как рассчитывать товарные запасы и управлять ими.

Что такое товарные запасы

Так называют позиции, которые компания держит про запас, чтобы не останавливаться в работе. Все то, что помогает бизнесу выполнять заказы вовремя и не терять клиентов. Например, готовую продукцию на складе.

Для интернет-магазина одежды это коробки с вещами разных размеров, готовые к отгрузке. А для мебельного бутика — этажерки, столы и стулья.

Разновидности товарных запасов

На виды товарные запасы делят по их назначению и роли в бизнес-процессе:

● Текущие

То, что продается каждый день и служит для обеспечения бесперебойной работы. Например, хлеб, булочки и пирожные в пекарне или доски на складе продавца строительных материалов.

● Страховые

Резерв на всякий случай. Страховые запасы помогают, если поставка задержалась или спрос внезапно вырос. Например, дополнительные наборы сладостей в кондитерской перед праздниками.

Еще выделяют сезонные запасы. Их создают заранее к определенному периоду. С ними работают, например, магазины елочных игрушек, набирающие позиции к Новому году. Или фермеры, которые готовят овощи к сезону продаж.

Зачем рассчитывать товарные запасы

Расчеты необходимы, чтобы организация не оказалась в двух крайностях — когда склады пусты или забиты мертвым грузом. Без них нельзя понять, какое количество действительно необходимо. А значит, легко потерять деньги, клиентов и управляемость.

Анализ и оптимизация спасают от дефицита, вынужденных пауз в работе и заморозки средств в избыточных закупках. Это проверенный способ планировать поставки и производство с учетом спроса.

А еще контроль над перечисленными видами товарных запасов наглядно демонстрирует, где падает оборачиваемость и утекают деньги.

Требования к товарным запасам: краткий чек-лист

Главное требование — достаточность. Припасы должны покрывать текущий и ожидаемый спрос, чтобы не возникало перебоев в продажах. И, конечно, храниться в надлежащих условиях.

Что еще:

● Рациональность. Объем и структура должны соответствовать реальной потребности — без излишков и мертвых остатков.

● Оборачиваемость — товары должны продаваться в разумные сроки, не залеживаться и не терять качество.

● Ассортиментная полнота — для возможности выбора.

● Актуальность — на складе и в торговом зале должны находиться товары, соответствующие сезону, моде и спросу.

Затраты на хранение, закупку и обслуживание запасов не должны превышать их потенциальную выгоду.

Методы управления товарными запасами

Методы управления можно условно поделить на те, что касаются закупок, и те, что относятся к отпуску продукции со склада.

Методы расчета объема закупок

Один из популярных инструментов — метод неснижаемого остатка. Работает так: компания определяет объем, ниже которого резерв не должен опускаться, и постоянно поддерживает его.

Формула неснижаемого остатка: Товарооборот / Оборачиваемость

Товарооборот (продажи) — это объем реализованного товара за выбранный период. Его берут за тот же промежуток времени, что и показатель оборачиваемости.

Оборачиваемость — это количество дней, за которое товар полностью продается. Показатель отражает, насколько быстро бизнес возвращает вложенные в закупки средства.

Min/max

Этот прием похож на предыдущий, но работает не по одной границе, а по двум — нижней и верхней. Когда количество товара падает до минимума, делают заказ до максимума. Метод хорошо показал себя в розничной торговле с понятными циклами продаж. Но не подходит бизнесам с резкими колебаниями спроса.

Максимальный запас = Неснижаемый остаток + Планируемые продажи на период (до момента поставки)

Если торговая точка выставляет товар на витрину, то в формулу добавляют и витринный запас.

«Точно в срок» (Just in Time)

Товары и материалы поступают к моменту, когда они действительно нужны. Идея проста: не хранить на всякий случай, а получать все по мере необходимости.

Как работает JIT:

● Предприятие или магазин составляет план поставок, исходя из конкретного графика продаж или производства.

● Закупки делаются малыми партиями, но чаще.

● Поставщики подстраиваются под график компании, чтобы исключить простои и задержки.

● Склад используется лишь как временное звено, а не как место накопления припасов.

Преимущества системы: минимум замороженных денег, низкие расходы на хранение, соответствие уровню спроса. Снижен риск порчи, устаревания или потери качества товара.

Недостаток в том, что малейшая задержка со стороны поставщиков может остановить производство или сорвать сроки доставки клиентам.

Пример. Салон красоты работает по системе точно в срок, закупая расходные материалы — краску, шампуни, бальзамы и маски — небольшими партиями каждую неделю. На полках нет лишних припасов, все всегда свежее и актуальное по брендам и цветам. И средства не заморожены в неиспользованных продуктах. Если поставщик надежен, салон может быстро подстраиваться под сезонный спрос или запуск новых услуг, не рискуя потерять клиентов и деньги.

ABC-анализ

ABC-анализ помогает сосредоточить внимание на самых важных позициях.

Сначала бизнес должен посчитать, какая доля оборота приходится на каждую позицию. Потом на основе этих показателей сформировать три категории:

● А — самые важные товары. Их немного, но именно они обеспечивают основную часть дохода. За ними нужен постоянный контроль.

● B — позиции средней значимости, требующие регулярного, но не ежедневного внимания.

● C — дешевые и наименее значимые товары.

Вот как выполняет формирование категорий мебельный магазин. К категории А относит товары, которые приносят наибольшую часть прибыли — диваны, кровати, шкафы. К B приписывает товары средней значимости — тумбы, пуфы и журнальные столики. В C определяет сопутствующие товары и мелкие аксессуары — подушки, пледы, декор, средства для ухода за мебелью.

Такой подход помогает мебельному магазину не держать переполненный склад, а вкладывать средства в то, что действительно формирует прибыль.

XYZ-анализ

Этот метод помогает понять, насколько стабилен спрос на разные товары и как предсказуемо они расходятся. Все запасы делят на три категории в зависимости от регулярности спроса и точности прогнозирования:

● X — товары с постоянным и предсказуемым спросом. Их продажи почти не меняются от месяца к месяцу, поэтому закупки можно планировать точно.

● Y — позиции с умеренными колебаниями спроса, которые зависят, например, от сезона, акций или праздников. Для них нужны гибкий запас и внимательное планирование.

● Z — товары с хаотичным, трудно прогнозируемым спросом. Они могут продаваться редко или нерегулярно, поэтому держать их в больших количествах невыгодно.

XYZ-анализ показывает, где стоит поддерживать стабильные остатки, а где лучше заказывать по факту.

Если в качестве примера рассмотреть тот же самый мебельный магазин, то получится вот что:

● Категория X — самые ходовые модели: стандартные диваны и стулья, которые покупают круглый год. Продажи стабильны, их можно заказывать заранее большими партиями.

● Y — сезонные товары, например уличная мебель и шезлонги. Их спрос растет весной и летом, а осенью падает. Здесь важно вовремя пополнить склад перед сезоном и не закупать лишнего после.

● Z — редкие или нестандартные изделия: дизайнерские стеллажи, резные этажерки, тонированные зеркала. Их покупают редко, поэтому пополнять ими припасы постоянно не имеет смысла.

XYZ-анализ можно совместить с ABC-анализом — получится мощный инструмент аналитики.

Отпуск товаров со склада

Основные методы управления товарными запасами, которые ​​определяют, в каком порядке использовать или отпускать товары со склада — FIFO, LIFO и FEFO.

FIFO (First In, First Out) — первым пришел, первым ушел4

Суть метода заключается в том, что первой продается или расходуется продукция, поступившая раньше. Его активно применяют при работе с товарами, у которых есть срок годности: продукты, косметика, лекарства — за исключением категорий, условия ротации которых оговорены отраслевыми стандартами.

Плюсы FIFO:

● Минимальный риск порчи и устаревания.

● Простой учет.

● Повышение лояльности покупателей за счет отсутствия просрочки в торговом зале.

Минус — завышенная прибыль в период инфляции, когда при выросших закупочных ценах списывается старая (более дешевая) продукция. И, как следствие, повышается налог.

LIFO (Last In, First Out) — последним пришел, первым ушел

Суть метода — сначала расходуются самые свежие поступления. Старые партии уходят следующими. Применяется при высокой инфляции, когда свежие товары стоят дороже и компании выгоднее учитывать именно их себестоимость. Подходит для сфер, где товар не теряет качество со временем — стройматериалы, металл, сырье.

Плюсы:

● Метод предполагает снижение налогооблагаемой прибыли за счет более высокой себестоимости.

● Отражает реальные текущие расходы при росте цен.

Минусы ​​LIFO: риск залеживания старых припасов, непригодность для продукции с ограниченным сроком хранения.

На заметку. В РФ метод ​​LIFO применяется для внутренних управленческих целей, но запрещен для ведения бухгалтерского и налогового учета.

FEFO (First Expired, First Out) — сначала с истекающим сроком годности

Приоритет отгрузки определяется не по дате поступления, а по сроку годности. FEFO применяют при хранении скоропортящихся продуктов и на складах, где партии разных поставок могут храниться одновременно.

Плюс — низкий риск списаний и потерь из-за истечения срока годности.

Минус — сложное внедрение из-за высоких требований к дисциплине. На правильную реализацию влияет человеческий фактор — ошибки в маркировке, комплектации и размещении заказов.

Нюансы управления запасами в розничном магазине: как вывести оптимальную формулу2

При выборе способа пополнения припасов ориентируйтесь на особенности направления:

● Ассортимент небольшой, а спрос стабильный — подойдет система минимальных и максимальных остатков.

● Спрос меняется, есть сезонные колебания — рассмотрите ABC- и XYZ-анализ.

● Есть надежные поставщики и стабильная логистика — внедряйте систему точно в срок (JIT).

Учитывайте специфику и при выборе способов отпуска продукции со склада. Например, если работаете со скоропортящимися товарами, используйте FIFO или FEFO.

Комбинируйте инструменты — вот несколько примеров для разных направлений:

● Продуктовый магазин

Комбинация: min/max + ABC/XYZ.

Способ отпуска: FIFO или FEFO.

Дополнительный метод: сезонное планирование.

● Магазин одежды

Комбинация: ABC + XYZ.

Способ отпуска: FIFO.

Дополнительный метод: сезонные корректировки.

● Строительный магазин

Комбинация: min/max + ABC.

Способ отпуска: FIFO.

Для салона красоты может оказаться полезной комбинация JIT, ABC и FIFO. А для кондитерской — FEFO, JIT и страховых припасов к праздникам.

Как автоматизировать контроль по товарным запасам2

Для автоматизации подходят специальные программы учета. Вот самые популярные из них:

● «1С: Управление торговлей»

Комплексное решение для малого и среднего бизнеса. Автоматизирует все операции: закупки, продажи, склад, логистику и анализ припасов.

● «МойСклад»

Облачная система с функцией контроля остатков в моменте. Поддерживает автооповещения, ABC/XYZ-анализ, интеграцию с онлайн-кассами.

● «Бизнес.ру» («Класс365»)

Подходит для розницы и опта, измеряет коэффициенты оборачиваемости, позволяет отслеживать партии и сроки годности.

● Tillypad

Популярна в сегменте HoReCa: контролирует движение ингредиентов, измеряет остатки и прогнозирует закупки.

● Poster POS

Решение для кафе и магазинов с небольшой номенклатурой. Располагает функциями автоучета, аналитики продаж и напоминаний о минимальных остатках.

Для автоматизированного учета нужна интеграция с кассой, складом и бухгалтерией. Цель — сделать так, чтобы при продаже через POS-терминал остаток на складе сразу уменьшался, а данные отражались в отчете об обороте. Тогда ничего не придется считать вручную.

Заключение

Выберите такие инструменты управления запасами, которые подходят вашему направлению — ориентируйтесь на специфику товара и колебания спроса.

Автоматизируйте учет. Современные программы вроде «1С», «МойСклад» или «Бизнес.ру» помогут видеть все в цифрах и не терять контроль. Так вы сможете сосредоточиться не на подсчетах, а на развитии бизнеса.