Олег Сужаев: «Облачные решения помогают руководству следить за работой ресторана из любой точки мира»

Многие российские заведения общепита продолжают работать по старинке: без цифровых меню, приложений, автоматизации складов и т. д. Но даже если дела у них идут хорошо, это не значит, что не могло бы быть лучше.  

Как рассуждает владелец бизнеса: внедрение новых систем будет стоить денег и времени, а что оно даст взамен? На самом деле автоматизация процессов устраняет сразу несколько проблем:

— сводит влияние человеческого фактора к минимуму;

— делает сервис удобнее для клиентов, например, позволяет оставлять чаевые «электронно» или не носить с собой пластиковые карточки лояльности, которые вечно теряются;

— упрощает ведение статистики;

— делает расчет цен и выручки более точным.  

В итоге гости заведения практически не сталкиваются с ошибками персонала и другими неудобствами. Например, когда блюдо не могут приготовить, так как нужные продукты закончились на складе, или постоянный клиент вынужден покупать любимый кофе без скидки, потому забыл дома карточку лояльности. Улучшения в разных направлениях способствуют положительному клиентскому опыту, не говоря уже о повышении прозрачности и точности рабочих процессов (в чем заинтересован менеджмент).

Дело в цифрах: ведение статистики продаж  

Стоит начать разбор с «внутренней кухни»: как автоматизация поможет избежать просчетов при выставлении цены, составлении плана поставок и отразит динамику прибыли.

Кассы. Электронная статистика покажет пользователю данные по всем нужным категориям. Можно контролировать кассовые смены (выручка, время открытия и закрытия, фактический остаток наличности на конец дня) и таким образом делать финансовую отчетность прозрачнее. Система также помогает анализировать сводки по выручке, заказам за выбранный период (день, неделя, месяц, год). Она укажет, когда прибыль была наибольшей и наименьшей. Это поможет планировать поставки в зависимости от пиковых показателей спроса и фиксировать, как продаются разные позиции из меню, какие предложения посетители любят больше всего или, наоборот, игнорируют.

Склады. Цифровой учет запасов в облачном хранении позволяет вовремя организовывать поставки, понимать, какие продукты постоянно остаются невостребованными и даже решать извечные проблемы с кражей продуктов.

В системе также будет информация о поставщиках. Даже только приступивший к работе сотрудник сможет грамотно составить план поставок: вся информация о количестве остатка, предыдущих закупках, партнерах будет в одном месте.

Цифровой учет позволяет улучшать работу заведения и в режиме реального времени. Если продукт для какого-то блюда закончился, оно будет тут же внесено в стоп-лист, а сотрудники увидят, что не стоит рекомендовать его гостям.

С помощью данных склада можно также автоматически рассчитывать себестоимость блюд и полуфабрикатов для их приготовления (по ценам закупки) — больше никаких личных расчетов на калькуляторе. Данные о закупках, использовании продуктов, стоимости блюд хранятся в одной хорошо организованной системе, вероятность финансовых потерь из-за путаницы сводится к нулю.

Управление персоналом: как распределять нагрузку между официантами

Конечно, можно вести электронную табличку смен, но чем больше заведение, тем сложнее контролировать работу каждого сотрудника. 

Сервисы для управления персоналом позволяют отслеживать, кто сейчас на смене, производить равномерную рассадку, чтобы у официантов было примерно одинаково гостей, бронировать столики в системе — уменьшается риск ошибки, когда забронированное место внезапно оказывается занято. Каждому сотруднику, работающему в зале, дана возможность вносить изменения и просматривать данных в системе по персональному коду.

Удобно клиенту: онлайн-заказы, электронные меню и чаевые, программы лояльности

Зачем нужна система онлайн-заказов, если есть официанты? Причин может быть множество: кто-то не любит лично общаться и предпочтет нажать несколько кнопок, другим важна скорость — ждать пока официант обслужит еще несколько столиков для них слишком долго.

Как работают онлайн-заказы? Клиенту нужно только отсканировать QR-код за столиком, перейти в электронное меню и выбрать. Заказ поступит в систему автоматически. Оплату тоже можно настроить на сайте или в приложении. Большой плюс электронного меню — возможность быстро вносить изменения. Например, можно каждый день подгружать акции и «блюдо дня», а если на складе закончились продукты для какой-то позиции, — тут же указать, что ее нет в наличии.

Но всем ли заведениям нужна услуга онлайн-заказов и электронные меню? Ответ зависит от специфики самого ресторана/кафе/кофейни и т. д. Например, от премиум-сегмента покупатели ожидают высокого качества обслуживания, часто официанты нужны не только чтобы принять заказ, но и проконсультировать о винах, степени прожарки мяса и т. д. Если среднестатистическому клиенту того или иного заведения окажутся важны такие рекомендации, то спрос на электронное обслуживание, конечно, не будет высоким. Другое дело — ресторан, в котором регулярно проводятся мероприятия. Пока люди заняты игрой или обсуждением, им неудобно разговаривать с персоналом. Тогда электронное меню — самый удобный вариант для обеих сторон.

Заказ сделан, как упростить процесс оплаты? Многие заведения предлагают программы лояльности для постоянных клиентов. Скидка дается при предъявлении пластиковой карточки. Они не особо удобны покупателям, а бизнесу приходится тратиться на их изготовление.

Электронная программа лояльности поможет решить эту проблему. Официант добавляет в нее данные о госте и уровне его скидки. Клиенту впоследствии нужно просто назвать номер телефона, и скидка автоматически срабатывает при выдаче счета.

Еще одна особенность ресторанного бизнеса, которую стоит продумать, — чаевые. Привычка уже закрепилась в обществе, особенно когда речь идет о дорогих ресторанах. И до сих пор гостю не предлагается альтернативы, кроме как положить купюры в красивую шкатулку, книжку и т. д. При этом немало людей в последний раз держали в руках наличные пару лет назад.

Сервисы электронных чаевых позволяют привязать аккаунт конкретного официанта и реквизиты, чтобы при переходе по QR-коду клиент мог отправить ему сумму из предложенных на выбор или свою. Этот же сервис полезен для обслуживания онлайн-заказов и настройки чаевых для курьеров.

Главные аргументы в пользу сервисов для автоматизации работы заведения — это увеличение скорости и качества обслуживания, упрощение мониторинга и ведения статистики. Облачные решения помогают руководству следить за работой ресторана из любой точки мира. Внедрение таких технологий не требует особенных временных затрат и обучения сотрудников. А главное — они практически универсальны и смогут помочь любому заведению выстроить более эффективные бизнес-процессы.