Как организовать отгрузку товаров на маркетплейсы: пошаговая инструкция

Поставка товара на маркетплейсы требует учесть много нюансов: правильную упаковку, маркировку, соблюдение множества правил разных площадок. Расскажем, как проходит отгрузка товаров на маркетплейсы в общем и с примерами: в чем особенность поставок на FBO и FBS, какие этапы подготовки нужно пройти и что делать, чтобы поставку не развернули.

◾ Формы сотрудничества с маркетплейсами: основные модели

Маркетплейсы предлагают поставщикам работать по нескольким основным схемам. Их разница в том, кто хранит, обрабатывает, упаковывает, маркирует и доставляет товар. Каждая форма сотрудничества имеет свои выгоды и недостатки в зависимости от вида продукции и возможностей селлера.

FBO: работа через склады маркетплейса

Аббревиатура расшифровывается как Fulfillment by Operator. Обычно вместо FBO каждая площадка называет эту схему по-своему: Fulfillment by Wildberries/Ozon/Yandex.

По этой схеме работы маркетплейс обязуется принять товар на хранение, самостоятельно его упаковывать, маркировать, обрабатывать поступающие заказы и отправлять клиентам, а также принимать возвраты. Задача селлера — вовремя привозить свежие поставки товаров и следить за остатками.

За освободившееся время придется платить: при услуге фулфилмента от маркетплейса обычно нужно оплачивать хранение и приемку поставок (конкретные условия зависят от правил платформы). Зато комиссия за продажу немного ниже, как и тарифы на логистику в некоторых случаях. Кроме того, товары на FBO чаще приезжают клиенту быстрее, чем на FBS, и это может послужить фактором для того, чтобы покупатель выбрал именно эту карточку, а не предложения конкурентов.

FBS: самостоятельное хранение товаров

Расшифровывается как Fulfillment by Seller. Эта схема работы подразумевает, что продавец самостоятельно хранит продукцию на своих складах и отслеживает поступающие заказы. Когда клиенты что-то покупают, задача селлера — упаковать товар в соответствии с правилами, промаркировать его, создать поставку и отвезти ее на склад.

Уже на складе сотрудники маркетплейса принимают заказы, обрабатывают их и отправляют на доставку. При экономии на хранении и приемке поставок селлеру на FBS нужно будет заплатить больше комиссии, чем на FBO. Плюс в зависимости от тарифов у таких отправлений может быть дороже логистика.

С другой стороны, хранение на складах маркетплейса малопопулярных, хрупких или относительно скоропортящихся товаров может оказаться еще более невыгодным из-за малого срока оборота либо порчи. Также у маркетплейсов есть категории продукции, которые можно продавать только по FBS или похожей схеме DBS.

DBS: самостоятельные хранение и доставка товаров

Схема работы называется Delivery by Seller и подразумевает, что продавец не только хранит, обрабатывает и упаковывает товары, но и сам их развозит по клиентам. Работа маркетплейса заключается только в предоставлении интернет-витрины для размещения карточки. На Ozon такая схема называется RealFBS, а на Wildberries — «Витрина» и «Витрина Экспресс» для доставки в течение нескольких часов, но суть та же.

Этот вариант перекладывает всю ответственность на продавца, но это даже хорошо, когда нужно доставить что-то особо ценное или хрупкое. Работает схема в том случае, когда селлер готов и способен обеспечивать самостоятельную доставку точно в срок, прописанный маркетплейсом: за опоздания будут штрафы.

Гибридная модель FBO+FBS: преимущества и особенности

Комбинация форматов сотрудничества позволяет селлеру наиболее гибко управлять хранением и логистикой продукции. Часть популярных товаров можно отгрузить на склад выбранного маркетплейса по схеме FBO: это позволит реже подвозить новые партии, экономя время и деньги на доставку, а менее оборотистые держать у себя, чтобы не переплачивать за хранение.

Также комбинация позволит торговать рядом продукции на разных маркетплейсах, если возникнет необходимость, при этом отправляя основной ассортимент на склад оператора, чтобы снять с себя нагрузку.

Также к гибридным можно отнести формальную работу по FBS, но с привлечением стороннего фулфилмент-оператора. Это компании, которые специализируются на хранении, обработке и доставке до склада товаров селлера. Они освобождают время продавца и могут работать на несколько площадок сразу.

◾ Подготовка к размещению товаров на маркетплейсах

Теперь разберем, как пошагово подготовиться к отгрузке товаров на маркетплейсы. Правила поставок будут зависеть от конкретного маркетплейса и выбранной формы сотрудничества: по FBO нужно привозить товар в указанные дату, а иногда и время, заранее официально оформив поставку через личный кабинет. По FBS маркетплейс сам устанавливает, когда нужно привезти товары, а вы должны будете доставить только ту продукцию, которая сразу же поедет к покупателям.

Учет товаров

Перед оформлением поставок нужно наладить систему учета товаров, в которой вы будете отслеживать их количество и перемещение. Это позволит в будущем не запутаться, куда и сколько продукции вы отправляете, а сколько остается. Учет позволит также вовремя заметить, что пора заказывать новую партию товара и развозить ее по складам маркетплейсов, а если вы работаете по FBS — что скоро перестанет хватать продукции для отправки клиентам, если не дозаказать.

Оформить простейшую систему учета можно и в Excel, и в амбарной книге, но лучше для этого подходят специальные сервисы — например «МойСклад», «Управление ассортиментом» и подобные.

Документы на товар

Перед началом продаж маркетплейсы могут потребовать от продавца предоставление основных документов на его продукцию. Например, если товар подлежит обязательной сертификации либо декларированию, то понадобится сертификат соответствия либо декларация о соответствии. Если же товар сопровождать этими документами не нужно, то надо оформить отказное письмо.

Также может понадобиться подтверждение права на использование товарного знака. Для этого предоставьте маркетплейсу либо согласие правообладателя ТЗ на использование, либо подтвердите свои права на этот ТЗ соответствующим свидетельством.

Упаковка

У маркетплейсов есть правила упаковки по отдельным категориям товара в зависимости от его вида, хрупкости и т. д. Под каждый тип продукции нужно будет закупить соответствующие материалы: коробки, конверты, пакеты и пр. С правилами упаковки конкретного товара лучше ознакомиться непосредственно перед поставкой: маркетплейсы имеют свойство периодически их менять. Общего же в правилах разных платформ много:

● Упаковка хорошо и плотно закрыта, из нее не выпадает товар, не повреждает ее изнутри. Если продукция помещена в коробку, то она должна заполнять как можно большую часть пространства и не болтаться внутри.

● На хрупкой продукции нужна пометка «Хрупкое» для лучшей сохранности.

● Если на упаковке нет информации на русском языке, то нужно наклеить этикетку с переводом.

● На упаковке отсутствуют посторонние коды и маркировки, чтобы не путать сотрудников склада.

● На упаковке должен быть штрихкод маркировки. Он обязательно целый, читаемый и размещен на видном месте, не перекрывая срок годности и описание товара.

● Если на товаре есть старый штрихкод, а вы решили наклеить новый, то старый должен быть полностью им перекрыт.

В зависимости от маркетплейса различаются материалы и форма упаковки. Например, Ozon требует белую либо черную стретч-пленку, картонные коробки, сейф-пакеты и т. д. без указания конкретных их параметров. А Wildberries уже приводит конкретные характеристики материалов вплоть до толщины пленки.

Сами поставки можно упаковывать в короба (их размер регламентируется правилами маркетплейсов) либо складировать на паллеты. Выбранный способ упаковки отгрузки зависит от количества товара и его объема. Например, в короб Wildberries можно упаковывать товары разного артикула, но только если они промаркированы и индивидуально упакованы. Габариты короба ограничиваются размером стандартной европаллеты (120х80 см), при этом поставка в одном коробе не должна весить более 25 кг.

Если коробов много или они большие, то их составляют на паллеты и упаковывают в пленку, чтобы ускорить разгрузку. Wildberries, «Яндекс маркет» и Ozon требуют, чтобы все поставки объемом больше 1 куб. м поставлялись на паллетах. Правила упаковки товаров в короба и паллеты зависят от маркетплейсов: например, на Wildberries нельзя поставлять на одном паллете более трех разных артикулов в любом количестве коробок.

Маркировка

Внутренняя маркировка маркетплейсов служит для идентификации товаров на складе, их учета и правильного перемещения. Без штрихкодов сотрудники склада не смогут идентифицировать продукцию и отправить ее покупателю. Поэтому перед поставкой обязательно промаркируйте каждый товар отдельно в соответствии с правилами маркетплейса.

Маркировка товаров для маркетплейсов разделяется на несколько вариантов:

● Внутренние баркоды маркетплейса. Включает в себя нанесение индивидуальной наклейки на каждый товар: например, на Wildberries она одинакова для всех товаров одного артикула, цвета и размера. Коды оформляются через личный кабинет селлера, оттуда их можно скачать и распечатать на белой матовой бумаге или наклейках в том формате, в котором нужно платформе, а затем разместить на упаковке.

● «Честный знак». Некоторые категории товаров (например, обувь, молочные продукты и т. д.) подлежат маркировке в системе «Честный знак». С помощью этого сервиса нужно будет распечатать уникальные коды Data Matrix и наклеить их на упаковку каждой единицы товара рядом с баркодом. Маркетплейс затем проверит эти коды и передаст их обратно продавцу, чтобы тот отправил их в сервис «Честный знак».

● Маркировка поставки. Отдельные штрихкоды, которые нужно клеить на короба и паллеты, чтобы их правильно оформили на складе маркетплейса. В зависимости от платформы может быть один код поставки или два (например, на Wildberries нужно промаркировать каждый короб отдельно кодом короба и всю партию целиком отдельным кодом поставки, даже если короб всего один).

На Ozon и Wildberries в штрихкодах на коробах или коде поставки уже зашита вся информация о товаре, его количестве, артикулах и другие данные, поэтому поставка не сопровождается дополнительными документами.

Распечатать все типы маркировок, кроме «Честного знака», можно в личных кабинетах площадок: баркоды для товаров — для каждой карточки отдельно, а коды поставок — при создании и оформлении отгрузки.

Сопроводительные документы

Требования к сопроводительным документам различаются: где-то их вовсе нет, поскольку нужные данные уже загружены в личный кабинет селлера и размещены на штрихкодах поставки, а где-то придется сопровождать отгрузку бумагами.

Например, «Яндекс маркет» требует, чтобы вместе с поставкой водитель привез два экземпляра акта приема-передачи с подписью и печатью селлера (три, если поставка осуществляется на транзитный склад). Плюс на товары животного происхождения также понадобится оформить перемещение в «Меркурии».

По результатам приемки Wildberries и Ozon формируют документы сами. К примеру, WB создает акт приемки, отчет сверки, транспортные накладные и УПД для передачи в «Честный знак» при необходимости. Исключение: некоторые категории товаров под особым контролем, поэтому по ним придется формировать универсальные передаточные документы и отправлять их маркетплейсу до поставки (например, ювелирные изделия и товары с идентификацией «Меркурий» на Ozon).

Доставка до маркетплейса

Наконец, когда товар упакован, промаркирован и готов к отправке на склад, нужно выбрать правильный транспорт, погрузиться и доехать до места выгрузки в нужные день и время. Помните, что правила поставок у маркетплейсов разные. Например, WB выдает только дату, в которую нужно привезти груз, а у Ozon и «Яндекс маркета» есть конкретный таймслот, в который нужно будет успеть для передачи продукции.

На водителя нужно будет оформить пропуск, чтобы его пустили на территорию склада и позволили разгрузиться. Это делается на этапе оформления поставки, и после этого уже не получится поменять номер автомобиля или данные водителя без переоформления пропуска. В противном случае автомобиль не пустят на склад, а в некоторых случаях еще и оштрафуют селлера.

На складе нужно будет сначала показать пропуск, чтобы попасть на территорию, после чего найти назначенные ворота разгрузки (если их назначат), подъехать по своей очереди и встать на разгрузку. Сотрудники вынесут из кузова и примут поставку либо развернут всю партию, если она неправильно оформлена или упакована.

Учитывайте и требования маркетплейсов к грузовому транспорту. Например, Wildberries требует, чтобы кузов автомобиля имел высоту от земли до пола кузова не менее 110 см и ширину от 185 см для разгрузки. Если транспорт не соответствует требованиям, то монопаллеты просто не примут, а короба общим объемом до 1 куб м водитель будет разгружать вручную.

Важно: на территории складов часто есть особые правила поведения. Например, Wildberries запрещает автомобилям разгоняться свыше 20 км/ч: нарушение этого правила может привести к штрафу в 200 000 руб. К аналогичной санкции приведут курение водителя или пассажиров, розлив технической жидкости либо ремонт авто на территории склада.

Отличия поставок по FBS

Схема Fulfillment by Seller отличается тем, что на ней вы не выбираете, когда и в каком количестве привозить товар. Это зависит от того, сколько у вас сделали заказов конечные покупатели — ровно на столько товаров маркетплейс выставит сборочное задание и ровно столько вы должны будете привезти на склад к назначенному времени. При этом опаздывать со сборкой нельзя, потому что площадки не любят, когда доставка задерживается, и могут за это наказывать.

Чтобы поставить товары по FBS на любой маркетплейс, нужно:

1. Завести карточку товара под нужную продукцию.

2. Прописать в личном кабинете ваш склад.

3. Указать остатки, которые хранятся у вас на складах.

4. Дождаться первых заказов и получить сборочное задание.

5. Упаковать, промаркировать и привезти товар в выбранную точку передачи — это может быть склад или пункт выдачи. Также можно отдать отправление курьеру.

Важно: нужно следить, чтобы количество остатков на складе было больше либо равно тому, что указано в личном кабинете. Иначе может случиться, что у вас закажут товар, а по факту его не будет. И тогда придется отменять заказ, а это грозит штрафными санкциями.

◾ Распространенные ошибки при отгрузке товара на маркетплейсы

Нарушение сроков поставки. Если не привезти поставку по FBO в назначенный срок, то платформа может накладывать за это санкции. Например, Wildberries штрафует на 5 руб. за каждый непривезенный товар, если перенести отгрузку, отменить ее или уменьшить количество товара позднее чем за 72 часа до даты. Кроме того, у любого маркетплейса падает доверие к опаздывающему селлеру, и после нескольких отмен или опозданий подряд площадка может даже заблокировать личный кабинет.

Неправильная упаковка. Маркетплейсы не допустят до продажи продукцию с поврежденной или отсутствующей упаковкой за некоторыми редкими исключениями. Кроме того, слабая защита в пути может стать причиной отказа, ведь товар может потрепаться или сломаться.

Неверная маркировка. Если не распечатать нужные баркоды и штрихкоды, наклеить их неправильно либо повредить, то поставку не примут на склад. Даже если и примут, то товар может потеряться, и вы его среди обезличенных товаров уже не найдете. А если ошибиться с маркировкой «Честным знаком», то есть риск получить штраф от государства до 500 000 руб. с конфискацией продукции.

Отсутствие сопроводительных документов. Не все маркетплейсы их требуют на этапе передачи поставки, но если вы забудете их туда, где это нужно, то придется возвращаться вместе с отгрузкой обратно и начинать процесс сначала.

Неверное количество товара. В поставке должно быть ровно столько товара, сколько вы заявили маркетплейсу при оформлении отгрузки. Если поставку не развернут на этапе приемки, придется доплачивать за лишние места на хранении либо довозить недостающие единицы, чтобы у платформы все сходилось по количеству.

Игнорирование требований к транспорту и правил поведения на складе. Территория маркетплейса строго охраняется: нельзя проехать без пропуска и нарушить другие правила, не получив штрафа. А неподходящий транспорт может стать проблемой при разгрузке большого объема поставок, когда понадобится техника, которая не сможет пролезть в кузов.

Слишком много товаров на складе маркетплейса. Если вы не следите за продажами, то можете поставить большое количество продукции с запасом. Но если спроса нет или он сезонный, то лишний товар надолго застрянет на складе, съедая деньги за хранение. Получать его обратно долго и затратно.

Слишком мало товаров отгружено. Обратная ситуация: если продажи идут хорошо, но на складе не хватает продукции для всех желающих, карточка перейдет в категорию «Закончилось» и потеряет позиции. Поэтому важно вовремя довозить новые поставки, чтобы товар не вылетал из выдачи и всегда показывался покупателям.