Как предотвратить товарные потери в розничной торговле: эффективные методы снижения нормируемых и ненормируемых потерь

Пока товар проходит длинный путь от производства до продажи конечному покупателю, неизбежно возникают его потери, что наносит ущерб магазину. Хотя полностью предотвратить их нереально, но уменьшить можно. Разбираемся, что такое товарные потери и какие меры борьбы с ними эффективны для ритейла.

Что такое товарные потери

В товароведении под товарной потерей понимают утрату продукцией количественных и качественных характеристик при ее транспортировке, хранении, предпродажной подготовке и реализации. Это может быть повреждение, порча, разрушение или потеря товара — все это наносит компании материальный ущерб.

Возникать товарные потери могут по разным причинам:

• Естественные. Появляются из-за свойств товара, не зависят от внешних факторов. Например, увядание зелени на магазинной полке.

• Неестественные. Возникают из-за воздействия внешних факторов — намеренных или случайных. Например, порча товара из-за нарушения целостности упаковки.

Больше всего потери встречаются в розничной торговле, но возможны они и до поступления товара в торговые точки. Например, на складах производителя или при транспортировке перевозчиком.

От того, когда произошла потеря, будет зависеть размер ущерба. Дороже всего обходятся товарные потери в магазине, так как на этом этапе потрачено больше ресурсов. В сумму списания дополнительно войдут расходы на размещение товара на складе, хранение, оплату рабочего времени сотрудников.

Виды товарных потерь

Для ведения учета товарных потерь их классифицируют по разным признакам. В зависимости от типа характеристик, утраченных продукцией, они могут быть количественные и качественные. А исходя из причин — нормируемые и ненормируемые. Разберем подробнее виды потерь.

Количественные

Уменьшение товара в весе, размерах, количестве или его отсутствие — это количественные потери. На качестве продукции они не отражаются.

Естественная убыль может произойти в результате усушки, испарения, утруски при переупаковке, оттаивания, выветривания и т. д. Чаще она случается с пищевыми продуктами из-за их свойств. Например, усушка овощей и фруктов. Плодоовощная продукция способна потерять до десятой части своего веса, но при этом она может сохранить потребительские свойства и остаться годной для продажи. Предотвратить такую убыль полностью фактически невозможно, но можно сократить, организуя специальные условия хранения.

Количественные потери непродовольственных товаров обычно возникают из-за их повреждения, уничтожения или пропажи. Например, когда продавец при расстановке продукции в зале случайно разбивает товар или неизвестный крадет его из магазина.

В результате количественных потерь могут образовываться отходы:

• Ликвидные — они еще подходят для продажи. Например, обрезки мяса, кости после разделки туш.

• Неликвидные — их не реализуют.

Качественные

Качественные потери возникают, если товар испортился. Причиной могут быть различные физические, химические и биологические факторы. Часто такие потери связаны с нарушением условий хранения, несоблюдением технологии производства, правил упаковывания, транспортировки и т. д. Учитывая причины возникновения, такие потери можно предотвратить или добиться их снижения.

Качественные потери могут быть:

• Критичными — это полная утрата качеств товара, необходимых для его реализации. Например, появление плесени на цитрусовых или прокисание молочных продуктов.

• Некритичными — частичная утрата качеств. Это может быть порча внешней упаковки при сохранении самого товара в хорошем состоянии. Такую продукцию можно реализовать по сниженной цене.

Нормируемые

К нормируемым потерям относится естественная убыль товара. Их списывают как издержки обращения и рассчитывают отдельно для каждого вида продукции.

Списывают продукцию на основании норм естественной убыли, установленных:

•приказом Минпромторга России от 01.03.2013 №252;

•приказом Минсельхоза от 16.08. 2007 №395.

На заметку! Если в количестве уменьшился товар, расфасованный и продаваемый поштучно, его убыль не считается нормированной, так как изменение веса такой продукции не ведет к снижению прибыли.

Ненормируемые

Ненормируемые — это потери сверх предписанного норматива естественной убыли. Как правило, они связаны с халатностью и противоправными действиями: нарушением правил хранения, кражей, боем тары и проч.

Если виновное лицо известно, оно возмещает убытки. Например, это могут быть сотрудники магазина или транспортной компании. Если виновник не установлен, потери списываются за счет прибыли магазина.

На заметку! Потери, возникшие при транспортировке, относят на затраты предприятия только в рамках норм естественной убыли. При превышении они взыскиваются с компании-перевозчика.

Методы выявления товарных потерь

Обнаружить товарные потери можно и случайно на любом этапе движения товара от производителя к потребителю. Но основной метод их выявления — инвентаризационная процедура, которая проводится для обнаружения недостач, испорченных и просроченных товаров. Такая продукция подлежит списанию и утилизации.

Порядок действий при проведении инвентаризации:

1. Подсчет товарных позиций.

2. Сопоставление результатов с данными учетной системы.

3. Выявление расхождений и их фиксация в сличительной ведомости.

4. Внесение изменений в учетную систему на основании ведомости.

5. Взыскание убытков с виновного лица.

6. Списание недостающего товара.

Инвентаризация оформляется документально. Рекомендованные формы документов:

• Выявленные расхождения фиксируются в сличительной ведомости ИНВ-19.

• Если недостачу обнаружили при приеме товара от поставщика, составляют акт о расхождении по форме ТОРГ-2 для продукции отечественного производства, ТОРГ-3 для иностранного товара.

• Если товарно-материальные ценности поступают без сопроводительных документов, расхождения указывают в акте по форме М-7.

По результатам инвентаризации разрабатывают меры предотвращения или минимизации товарных потерь в будущем.

Порядок списания товарных потерь

Порядок списания начинается с инвентаризации и составления документов, где указывают расхождения. Создается акт описи товаров, в котором подробно прописывают, на каком этапе возникли потери, что их вызвало, можно ли отнести их к естественной нормируемой убыли, сумму недостачи.

Если показатели выходят за рамки норм естественной убыли, определяют виновных в ущербе лиц. Если в товарных потерях ответственен перевозчик или производитель, ему направляют письменную претензию. Если сотрудник — собирают комиссию для выявления всех обстоятельств.

Нормируемую убыль бухгалтер списывает как издержки обращения, ориентируясь на законодательные нормы. Ненормируемые потери возмещает виновник. Если такового выявить не удалось, списание проводят за счет прибыли предприятия.

В учете товарную недостачу списывают проводкой Дт 94, Кт 10, 41, 43. Для других недостач применяются такие:

• Дт 20 (23,44), Кт 94 — потери укладываются в нормы естественной убыли;

• Дт 76, Кт 94 — сумма по претензии, если в недостаче виновата транспортная компания, поставщик;

• Дт 73, Кт 94 — недостача возникла по вине сотрудника, который должен ее компенсировать;

• Дт 91, Кт 94 — виновное в недостаче лицо установить не удалось или после его выявления компания отказывается от предъявления претензий;

• Дт 91, Кт 76 — лицо, на которое возложена вина за потери, отказалось их компенсировать даже через суд.

Способы предотвращения товарных потерь

Крупная недостача заставляет владельцев магазинов задуматься о том, как минимизировать товарные потери. Меры по их предупреждению разнообразны, но лучше проводить их в комплексе.

Оптимизация хранения

Потери можно существенно сократить, если организовать правильное хранение запасов:

• Выделите группы товаров по условиям хранения и обеспечьте их. Для этого склад разделите на зоны, в каждой из которых поддерживайте нужную температуру, освещение и уровень влажности.

• Следите за правилами хранения товаров. Например, не держите рядом продукцию, которая может негативно воздействовать друг на друга: отсыревать, впитывать запахи и влагу и т. д. Храните раздельно коробки и поштучные товары.

• Отслеживайте сроки годности. Желательно учитывать их при расстановке продукции. Чем меньше срок, тем ближе к торговому помещению должен быть товар, чтобы его можно было быстро и легко достать. Это также касается и продукции высокого спроса. А вот товары длительного хранения и редко поступающие на склад можно располагать в отдалении.

• Оптимизируйте места хранения и оборудование. Чтобы предотвратить повреждения и бой тары, не допускайте загромождения пространства товарами. Рассчитайте необходимое количество мест хранения, эргономично расположите стеллажи, холодильные и морозильные установки. Обеспечьте свободный доступ к местам хранения — не должно возникать сложностей при погрузке.

• Контролируйте сотрудников. Запретите свободный доступ на склад, установите систему видеонаблюдения и наймите охранников.

• Регулярно проводите инвентаризацию.

Учет потребительского спроса

Расчет потребительского спроса помогает бороться с порчей товаров, когда они оказываются невостребованными у потребителей. Особенно это касается скоропортящейся и новой продукции.

Составьте актуальный у потребителей ассортимент, отслеживая остатки товаров в торговых точках. А новые непроверенные товары закупайте небольшими партиями. Если понимаете, что продукции осталось еще много, а срок годности заканчивается, принимайте меры по стимулированию спроса. Например, запускайте на этот товар акцию.

Работа с поставщиками

На доставку товаров, которую организует производитель или транспортная компания, магазин может повлиять не всегда. Поэтому важно внимательно подойти к выбору поставщиков. Проверяйте информацию о контрагентах, смотрите отзывы, реестры неблагонадежных поставщиков.

Продумывайте условия договоров поставок, прописывая положения о порядке возврата испорченной продукции, штрафах и компенсациях за недостачи, брак и другие нарушения.

Принимайте товар только после основательной проверки. Сверьте фактическую поставку с данными накладной, удостоверьтесь в надлежащем качестве продукции и упаковки.

Работа с сотрудниками

Сотрудники магазина должны знать свои обязанности при работе с ассортиментом. Составьте регламенты с правилами обращения с товарами на всех этапах — от приемки до реализации, инструкции по хранению продукции с особыми условиями. Закрепите их во внутренней политике компании и предоставляйте сотрудникам для ознакомления.

Включите в должностные инструкции положения о материальной ответственности. Проводите обучение сотрудников по работе с разными видами товаров, получайте от них обратную связь — работая на передовой, они могут лучше оценить ситуацию и посоветовать меры борьбы с товарными потерями.

Продумайте различные элементы контроля:

• Введите внутренние процедуры контроля. Это может быть видеонаблюдение, автоматизация складского и товарного учета, досмотр персонала при необходимости, доступ по картам или биометрии, системы мониторинга за работой.

• Установите периодичность проведения инвентаризаций и назначьте ответственных лиц.

• Каждый день сверяйте кассу, проверяйте пробитые чеки в кассовых отчетах. Если есть подозрительные операции, выясните обстоятельства с помощью камер видеонаблюдения.

• Организуйте службу внутренней безопасности, которая будет контролировать как сотрудников, так и покупателей.

Резюме

Товарные потери — распространенная проблема ритейла, которая наносит существенный ущерб магазинам. Они могут быть вызваны естественными причинами или появиться в результате случайных или намеренных действий. Полностью избавиться от потерь в торговле не получится. Но минимизировать их можно с помощью регулярных проверок, оптимизации системы хранения товаров и работы с поставщиками, а также введения различных контролирующих мер.