Учет сроков годности: как автоматизировать контроль и избежать просрочки

Если не следить за сроками годности, покупатели начнут обходить магазин стороной. И это в лучшем случае. В худшем кто-нибудь напишет жалобу в Роспотребнадзор — и компанию оштрафуют. Еще хуже ситуация с отравлением просроченными продуктами питания. Ее исход — уголовное дело.

В статье рассказываем, как отслеживать сроки хранения и реализации, какие способы для этого разработаны и какой из них самый лучший.

◾ Что такое срок годности

Так называют временной период, в течение которого при выполнении условий хранения продукция безопасна для употребления.

На упаковке срок годности обозначают тремя способами:

● Месяц и год

Например, «Годен до 10.2025». Это означает, что продукт можно употребить до 30.09.2025. А в октябре он уже будет считаться негодным.

● Точная дата

«Годен до 10.10.2025» — так пишут, когда срок годности не превышает 3 месяцев. Последний указанный день при этом тоже в него входит.

● Временной промежуток

Указывается, когда срок годности исчисляется часами или сутками. Примеры: «Годен 48 часов» или «Годен 7 суток». Точкой отсчета выступает точное время выпуска продукции — его тоже указывают на упаковке.

Определение срока годности не совпадает с понятием «срок хранения». Годность свидетельствует о безопасности использования и употребления. Срок хранения — это период, в течение которого продукт сохранит заявленные свойства, а по окончании не станет опасным.

Пример. По утрам в пекарне пекут булочки. В течение 3–4 часов они остаются теплыми, особенно ароматными и вкусными. А после обеда начинают черстветь и подсыхать. В этом случае 3–4 часа — это срок хранения. Все остальное время — 1 или 2 дня — срок годности.

◾ Кто должен следить за сроками годности

Все, кто работает с продукцией, имеющей ограниченную годность. Это аптеки, продуктовые магазины, общепит, компании, продающие строительные материалы, косметику и бытовую химию. А еще торговые точки автомобильной тематики — здесь нужен контроль над годностью масел, герметиков, аэрозолей, технических жидкостей и аккумуляторов.

◾ Как вести учет сроков годности в магазине

Есть три способа отслеживания: вручную, с помощью таблиц Excel и специального софта. Рассмотрим особенности каждого.

Вручную

Простой способ, подходящий лишь небольшим магазинам с ограниченным ассортиментом. А также тем, у кого оборачиваемость товара превосходит сроки годности в четыре-пять раз.

Реализуют его так:

1. Заводят бумажный журнал или книгу складского учета.

2. Поручают кладовщику заносить в него данные о приходе товара и заполнять столбик со сроком годности.

3. Назначают ответственного за регулярным отслеживанием просрочки.

Плюсы ручного контроля — низкая стоимость, отсутствие зависимости от интернета и электричества. Минусы — загрузка персонала ручной работой, риск испортить или потерять бумажный носитель, путаница и разночтение при исправлениях и нечетких записях.

С помощью Excel-таблиц

Нечто среднее между ручным и автоматизированным учетом. Здесь по-прежнему нужно вносить данные вручную и постоянно проверять годность изделий, но порядка уже больше — нет проблем с исправлениями и нечетким написанием.

Плюсы Excel-таблиц по сравнению с ручным отслеживанием: простое изменение формы и названий граф при необходимости, быстрый поиск наименований, одновременный доступ нескольких сотрудников при хранении файлов в облаке.

Минусы — большой объем ручной работы и необходимость в постоянном мониторинге, что тоже загружает персонал. А еще Excel-таблицы не связываются с контрольно-кассовой техникой (ККТ) и не меняют данные после продаж автоматически.

На заметку. Стандартные таблицы Excel, как правило, непригодны для отслеживания сроков годности. Обычно приходится устанавливать платные шаблоны.

Автоматически в специальных учетных системах

Лучший способ для регулярной проверки сроков годности и исключения появления просрочки на витринах. От пользователя требуется только внести данные для каждой партии во время приемки. А далее программа сама будет предупреждать о приближающихся датах, проводить аналитику и рассчитывать, сколько позиций нужно закупать, чтобы товар не успевал испортиться.

Плюсы автоматизации:

● Возможность объединить в одну систему закупки, склад, продажи (ККТ) и товарный учет.

● Полный контроль за действиями персонала.

● Онлайн-доступ к информации в любое время.

● Автоматизированное создание счетов-фактур, накладных, передаточных актов и других документов.

Минусы — необходимость обучать сотрудников и платить за использование программы. А еще обязательно нужен компьютер с подключением к интернету.

◾ Как автоматизировать учет просроченных продуктов

Для автоматизированного учета нужно определиться с программой товарного учета и наладить ее работу — разберемся со всем этим подробнее.

Популярные товароучетные программы

Принцип работы подобного софта идентичен. Разница лишь в оформлении интерфейса, сложности использования и гибкости настроек, например относительно программ лояльности и скидок для постоянных клиентов.

● «1С розница»

Подходит для небольших офлайн- и интернет-магазинов, крупных торговых сетей. Работает в связке с кассовым ПО 1С:РМК. Поддерживает программы лояльности и формирует очень подробную аналитику.

● «Мой склад»

Удобна для работы с онлайн-заказами, позволяет отслеживать выручку и работу кассиров в приложении на смартфоне. Поддержка оказывает помощь в настройке и остается на связи 24/7.

● «Эвотор»

Софт разработан для продуктовой и непродуктовой розницы, популярен у салонов красоты, мясных лавок, баров и пивных магазинов, кафе, пекарен и ресторанов. Позволяет загрузить всю номенклатуру из Excel — это удобно при переходе на автоматизацию с таблиц.

● «Контур маркет»

Адаптирована под малый и средний бизнес. Незаменима при введении в ассортимент товаров, подлежащих маркировке: если на предприятии уже используется другая товароучетная программа, то можно подключить только функцию взаимодействия с государственными системами.

На заметку. Если вы работаете с продукцией, в отношении которой введен обязательный разрешительный режим, то программное обеспечение (ПО) вашего ККТ должно взаимодействовать с системой «Честный знак». При разрешительном режиме срок годности проверяется перед продажей автоматически.

● СБИС

Позиционирует себя как сервис для аптек и розничных магазинов. Интегрируется с интернет-кассой, поддерживает работу с маркированным товаром, системы лояльности для покупателей и мотивации для продавцов. Автоматизирует закупки, позволяет корректировать ассортимент по срокам годности и вести учет рабочего времени персонала.

Индивидуальным предпринимателям и представителям малого бизнеса, возможно, будет достаточно функционала бесплатного ПО от компании «ОПСУРТ». Это простой софт для розницы с возможностью загрузки номенклатуры из Excel, автоматическим составлением отчетов и настройкой прав доступа. Подскажет, что на складе скоро появится товар с истекшим сроком годности и подсветит быстро исчезающие остатки.

Настройка программы

Зайдите на сайт подходящего ПО, выберите тариф и подпишите пользовательское соглашение. После оплаты вам станет доступна панель администрирования, через которую вы сможете загрузить номенклатуру из 1С, Excel или ввести данные вручную.

На заметку. В большинстве платных сервисов работают службы поддержки. Обращайтесь к ним, чтобы узнать все о доступном для вашего тарифа функционале. Иногда информации, указанной на сайте, недостаточно.

Далее:

1. Определите товарные группы, для которых важны сроки годности.

2. Внутри каждой группы создайте отдельные категории, разделив продукцию по поставщикам, срокам поставки и годности — такое разделение облегчает учет.

3. В ходе приемки правильно указывайте сроки годности — не забывайте сравнивать те, что указаны в документах со стороны поставщика, и те, что написаны на упаковках.

Теперь программа сама будет сигнализировать об истечении срока годности, считать складские остатки и выводить аналитику.

◾ Штрафы за несоблюдение правил учета просрочки

Продукция с истекшим сроком годности расценивается законом как товар ненадлежащего качества. Наказания за торговлю таким товаром утверждены статьей 14.4 КоАП РФ:

● 1000—2000 руб. — штраф для самозанятых, если просрочка обнаружена в первый раз. 2000—5000 руб., если обнаружена повторно.

● 10 000—20 000 руб. — первый штраф для ИП. 15 000—30 000 руб. — второй. Просроченную продукцию при этом конфискуют.

● 3000—10 000 руб. возьмут с должностного лица компании при первой проверке, 7000—15 000 руб. — при второй. Могут отстранить от должности на 1 год.

● 20 000—30 000 руб. и 30 000—50 000 руб. — размеры штрафных санкций для компаний в первый раз и при повторных нарушениях соответственно.

Если же дело не только в торговле, но и в ее последствиях, например при отравлении просрочкой, то на организацию или ИП подают в суд. Взвесив нанесенный урон, судья выбирает наказание: штраф до 300 000 руб., исправительные работы продолжительностью до 360 часов или ограничение свободы сроком до 2 лет.

◾ Заключение

Продажа без учета сроков годности чревата испорченной репутацией и большими штрафами. Если вести его в бумажном журнале, рано или поздно наступит путаница, а сам журнал испортится или потеряется.

Таблицы Excel лучше бумажных журналов, но не способствуют качественному анализу и требуют высокой вовлеченности персонала.