Как проверить кассовый чек на подлинность, возможные штрафы при неправильном оформлении

Для расчетов с покупателями у бизнеса должна быть контрольно-кассовая техника (ККТ), которая выдает фискальный чек — электронный или бумажный. Юридически эти документы равнозначны и расцениваются как подтверждение передачи денег. В них должны быть реквизиты, перечень которых приведен в статье 4.7 закона о применении контрольно-кассовой техники (№ 54 ФЗ от 22.05.03). Если каких-то реквизитов нет или допущены ошибки, возможны штрафы.

◾ Зачем нужно проверять чек на подлинность

Иногда покупатели проверяют подлинность чеков, чтобы убедиться в законопослушности продавца. Но чаще это делают при подготовке к возврату товаров, сдаче их в гарантийный ремонт или в ходе оформления налогового вычета.

Для продавца это способ проконтролировать функционирование ККТ и подтвердить получение и передачу документа оператором фискальных данных (ОФД) в Федеральную налоговую службу (ФНС).

ФНС, в свою очередь, тоже вправе провести проверку, чтобы выявить возможные нарушения. При обнаружении в первый раз вынесет предупреждение, во второй, скорее всего, наложит штраф:

● 5000—10 000 руб. на юридическое лицо;

● 1500—3000 руб. на ИП и ответственное должностное лицо.

Размеры штрафных санкций зафиксированы в части 4 статьи 14.5 КоАП РФ.

Ответственности можно избежать, если заменить неправильные данные верными до вынесения постановления о правонарушении и письменно уведомить о своих действиях ФНС.

Делаем вывод: своевременно проведенная проверка позволяет бизнесу избежать расходов на погашение штрафов.

◾ Как можно проверить кассовый чек

Любой пользователь может провести проверку тремя способами: через сайт, мобильное приложение ФНС или при помощи сервиса проверки ОФД. Все они бесплатные и доступны онлайн — нужен только интернет.

Сайт ФНС

На официальном сайте ФНС России есть специальный раздел «Проверка чеков под рукой». В нем нужно вручную заполнить несколько полей:

● Тип операции: приход или возврат прихода, расход или возврат расхода.

● Дата формирования чека — смотрите в верхней части документа.

● Время — печатается рядом с датой.

● Итог — сумма приобретения, расположенная напротив надписи «Итого».

● Номер фискального накопителя — состоит из 16 цифр, находится в нижней части чека напротив аббревиатуры ФН.

● Номер фискального документа — содержит не более 10 цифр, расположен напротив букв ФД после знака #.

● Фискальный признак документа — последовательность длиной не более 10 цифр напротив букв ФД или ФПД после знака №.

Как только введете все данные, нажмите синюю кнопку «Проверить». Если все хорошо, сайт выведет на экран надпись «Чек корректен».

Приложение «Проверка чеков ФНС России»

Чтобы пробивать чеки через приложение, его нужно скачать — оно доступно в версиях для Android и iOS. А затем пройти регистрацию по номеру мобильного телефона или через портал «Госуслуги».

Кажется, что так сложнее, чем на сайте. Но нет. Регистрацию нужно пройти только один раз. Зато потом можно будет не вводить каждый раз информацию вручную, а быстро сканировать QR-коды. На случай, если часть чека с QR-кодом повреждена или он не считывается, приложение позволяет вводить данные как на сайте. Результатом становится зеленая надпись «Чек получен».

На заметку. Раньше продавцы должны были направлять покупателям сформированные на кассе чеки через ОФД. Или печатать и выдавать на руки бумажную версию. С 1 марта 2025 г. появилась возможность использовать сервис ФНС «Мои чеки онлайн». Как это работает: покупатель дает согласие на размещение своих контактов в базе продавца (например, участвует в системе лояльности или просто указывает номер телефона), а тот включает их в чек. Покупатель получает документ в приложении или на сайте lkdr.nalog.ru. Или же посредством телеграм-бота Cheki FNS.

Сайт проверки чеков от ОФД

На сайтах всех ОФД есть сервисы для проверки фискальных чеков. Но действуют они только в рамках собственной базы и не проверяют документы, сформированные другими операторами. Поэтому сначала нужно понять, услугами кого из ОФД России пользуется организация-продавец. Сделать это можно тремя способами:

● Посмотреть на нижнюю часть чека — там иногда указывают адрес сайта ОФД.

● Зайти в настройки кассового аппарата, найти раздел «Подключение к ОФД», скопировать ID-адрес оператора и найти организацию через любой поисковик.

● Заглянуть в регистрационную карточку на сайте ФНС — когда компания ставит онлайн-кассу на учет, сведения об операторе туда тоже вносят.

Дальше все просто. На сайте найденной компании найдите раздел «Проверка чеков» и заполните все предложенные поля. Как правило, их всего три: ФН, ФД и ФПД.

◾ Чек не проходит проверку — что делать

При ручном вводе данных часто бывают опечатки — всегда стоит проверять не прошедшие проверку чеки повторно.

Бывает, что в процессе формирования документа онлайн-касса потеряла интернет-соединение с ОФД. Тогда возможна задержка на срок до 30 дней — все это время сервис будет отображать чек как ненайденный.

Если при проверке обнаружена ошибка продавца, необходимо как можно скорее исправить ее. Для этого есть два пути: сформировать возвратный чек или чек коррекции. Выбор определяется форматом фискальных документов (ФФД) — так называют шаблон заполнения чеков.

Всего есть три версии ФФД: 1.05, 1.1, 1.2. Чтобы узнать, какая из них реализована в вашей ККТ, сформируйте отчет об открытии смены и найдите в нем строку ФФД ККТ. Цифра 2 напротив означает использование формата 1.05, 3 — 1.1, 4 — 1.2. Разберемся, как вносить исправления в каждой версии.

ФФД 1.05

Этот формат не позволяет исправлять ошибки — в нем нельзя создать чек коррекции, а только чек возврата. Что важно:

● В поле «Тип операции» укажите обратное действие. Например, если был приход, выбирайте возврат прихода.

● В графу «Дополнительный реквизит» занесите ФПД ошибочного чека — это нужно, чтобы отобразить связь.

● Не забудьте внести новые данные взамен ошибочных.

Сведения о выполненных действиях и оба чека с пояснениями направьте в ФНС в течение 3 дней после исправления. Опишите ошибку, расскажите, как исправляли, приложите соответствующие внутренние документы: акт сверки, бухгалтерский отчет, служебные записки. Отправку можно произвести при помощи электронного документооборота или через личный кабинет в налоговой.

ФФД 1.1, 1.2

Эти версии схожи по функционалу и позволяют отменять ошибки. Например, связанные с неправильно введенной суммой или некорректно оформленной скидкой. Делают это в два этапа: сначала отменяют ошибку чеком коррекции, а затем формируют правильный чек.

При отмене важны все те же условия, что при формировании чека возврата в формате 1.05. А также:

● Правильный выбор типа коррекции: 0 — операция проводится по собственной инициативе, 1 — по предписанию ФНС.

● Указание даты формирования документа с ошибкой.

● Если корректировка вносится по предписанию налоговой, то еще нужно вписать его номер.

В правильный документ переносят всю корректную информацию с ошибочного и вносят изменения в некорректную.

Важно! Отменяя ошибку чеком коррекции с точным указанием всех товарных позиций и сумм, уведомление в налоговую можно не направлять — считается, что информации в документе достаточно. Это указано в примечании к части 15 статьи 14.5 КоАП РФ. Но когда чек корректируется общей суммой, лучше составить подробный акт и вместе с заявлением направить в ФНС.

◾ Заключение

Покупатели проверяют подлинность чеков, чтобы сделать возврат, обратиться за гарантийным ремонтом или налоговым вычетом.

Продавцы — чтобы отследить работу контрольно-кассовой техники, соблюдать требования закона и отправлять корректную информацию в ФНС.

Проверить подлинность легко на сайте и в приложении ФНС, а также через сервис того оператора фискальных данных, с которым у организации заключен договор.

То, что чек не прошел проверку, не всегда признак мошенничества или невнимательности со стороны продавца. Это может быть следствием опечаток при ручном вводе в ходе проверки и проблем с интернет-соединением во время формирования документа.

Продавец, обнаруживший ошибки, должен сразу же их исправить. Если он сделает это раньше, чем неточности заметит ФНС, ему удастся избежать наказания — вынесения предупреждения или наложения штрафных санкций: до 10 000 руб. на юридическое лицо и до 3000 руб. на должностное лицо или ИП.